事前申請について

Pre-registration

1.

事前申請の受付開始、受付締切はいつですか?

When does pre-registration open? When is the deadline?

1.

事前申請は研究助成金、海外留学補助金ともに2020年4月1日午前9時（以下、日本時間）受付開始です。事前申請を完了してから本申請となります。本申請の締切は5月29日午後4時です。本申請準備に要する時間を考慮して、事前申請を完了しておく必要があります。

Pre-registration for both Research Fellowships and Overseas Research Fellowships will open at 9 a.m., April 1, 2020 (Japan time). Once you have completed pre-registration, you will proceed to registration. The deadline for registration is 4 p.m. on May 29, 2020. Please allow sufficient time after completing pre-registration to prepare your application for registration.

2.

申請システムの変更はありますか?

Have you made any changes in the registration system?

2.

事前申請に関するシステムの変更はありませんが、本申請に関するシステム変更により、表紙PDFのアップロードの必要はなくなりました。

Up loading of Application Form-Cover PDF is not required to prepare documents for registration

3.

事前申請フォームはPC上で一時保存できますか?

Can I save the pre-registration form to my computer?

3.

1. 保存できません。したがって、事前申請フォームへの入力にあたっては、予め必要入力事項をご確認いただき、入力作業を一気に進めてください。
2. 記入済み事項を確認していただき、確認後送信ボタンを押して送信してください。

1. The form cannot be saved. Bearing that in mind, please check that you have all the necessary details before filling in the pre-registration form, so that you can fill in the whole form at once.
2. Check that the details you have entered are correct, then click the "Send" button to submit your form.

4.

事前申請フォームを一度送信してしまうと修正できませんか?

Can I still make changes after submitting my pre-registration form?

4.

事前申請フォームで登録頂いたメールアドレス情報以外は、申請者自ら修正できます。「事前申請について」のQ&A 7をご参照ください。

Changes can only be made by the applicant in person except registered e-mail address. Please see Q&A 7 in the Q&A section on "Pre-registration. It is required to contact Secretariat (see No.19 of Research Fellowship Application Guideline) to change e-mail address you had registered in Pre-registration.

5.

「メールアドレス確認のお知らせ」が来ないのですが?

I haven't received an email confirming my registered email address.

5.

1. 「メールアドレス確認のお知らせ」は事前申請で登録頂いたEメールアドレスに発信されます。登録したEメールアドレスをご確認ください。
2. 確認できない場合は、
   事務局(byoutai-toiawase@jp.astellas.com)までEメールにてご連絡ください。

1. An email confirming your registered email address will be sent to the email address entered on your pre-registration form. Please confirm your registered email address.
2. If you are unable to confirm your email address,please contact the Secretariat by
   email (byoutai-toiawase@jp.astellas.com).

6.

「事前申請受付通知」が来ないのですが?

I haven't received notification of completion of pre-registration.

6.

1. 「事前申請受付通知」は「メールアドレス確認のお知らせ」と同じく、事前申請で登録頂いたEメールアドレスに発信されます。登録したEメールアドレスをご確認ください。
2. 確認できない場合は、
   事務局(byoutai-toiawase@jp.astellas.com)までEメールにてご連絡ください。その際に申請番号を必ず記載してください。なお、申請番号は「申請者用マイページログイン情報」に記載されています。

1. Notification of completion of pre-registration will be sent to the email address registered on your pre-registration form, the same as the email confirming your registered email address. Please confirm your registered email address.
2. If you are unable to confirm your email address,please contact the Secretariat by
   email (byoutai-toiawase@jp.astellas.com), making sure that you include your Application Number in all correspondence. Your Application Number is included in your Applicant Page login details.

7.

事前申請を終了しています。（本申請はまだ実施していません。）事前申請の一部を修正したいのですが?（研究テーマ名、キーワード、留学後の連絡先など。）

I have completed pre-registration (but have not yet proceeded to registration). Can I still make changes to pre-registered details (research theme, keywords, contact details after leaving Japan, etc.)

7.

以下の手順で申請者自ら修正を実施してください。

1. 「申請者用マイページ」にログインしてください。
2. 事前申請（表示）内容修正の「修正」ボタンをクリックしてください。
3. 連絡先メールアドレス以外は申請者自ら修正可能です。
   ＜注＞連絡先メールアドレスを変更することはできません。
4. 修正完了後は｢確認」次に「実行｣ボタンをクリックしてください。
   ＜注１＞研究テーマ分類を変更された方は申請番号も変更となります。
   ＜注2＞修正完了後も、引き続き同じログインIDおよびパスワードを使用して申請者用マイページへアクセスできます。

The procedure for making changes is as follows.

1. Log in to your Applicant Page.
2. Click on the "Revise" button to change the contents of your pre-registration form (displayed on screen).
3. Change any details other than your contact email address.
   (*) It is not permitted to change your contact email address.
4. After making the necessary changes, click the "Review" button to see if changes are correctly made.
   When everything is fine, click "Execute" button to finalize the changes.
(*1) If you change your area of research, you will be issued with a new Application Number.
(*2) You can continue to log in to your Applicant Page using the same login ID and password after making changes.

8.

事前申請時に登録したメールアドレスを変更したいのですが?

Can I change the email address I registered during pre-registration?

8.

1. まず、
   事務局（byoutai-toiawase@jp.astellas.com)へその旨Eメールでご連絡ください（申請番号を必ず記載してください）。
2. 事務局で手続き完了後、その旨をEメールでお知らせします。
   ＜注＞このとき、事務局で、事前申請内容の「削除」を行ないます。
3. 事務局からのEメール入手後、あらためて事前申請を実施してください。
   ＜注＞新しい申請番号、ID、パスワードが付与されます。

1. Contact the Secretariat by
   email (byoutai-toiawase@jp.astellas.com) and explain that you wish to change your email address, making sure that you include your Application Number in all correspondence.
2. The Secretariat will handle the necessary procedure and notify you by email.
   (*) The Secretariat will delete details entered during pre-registration.
3. Once you have received an email from the Secretariat, you may then carry out pre-registration again.
   (*) You will be given a new Application Number, ID and password.

9.

事前申請を終了しています。事前申請を取り下げたいのですが?（申請しないことにした。）

I have completed pre-registration, but would like to withdraw my application.

9.

1. 事前申請を取り下げたい旨
   事務局（byoutai-toiawase@jp.astellas.com)までEメールでお知らせください（申請番号を必ず記載してください）。
2. 事務局で手続きし、事前申請取り下げが完了した旨を、Eメールでお知らせします。

1. Contact the Secretariat by
   email（byoutai-toiawase@jp.astellas.com) and explain that you wish to withdraw your application, making sure that you include your Application Number in all correspondence.
2. The Secretariat will handle the necessary procedure and notify you by email when your application has been withdrawn.

本申請について

Registration

1.

本申請の受付開始、受付締切はいつですか?

When does registration open? When is the deadline?

1.

1. 事前申請を完了していただき本申請となります。
2. 本申請は2020年4月1日午前9時（以下、日本時間）受付開始、2020年5月29日午後4時、受付締切です。

1. You will proceed to registration once you have completed pre-registration.
2. Registration will open at 9 a.m., April 1, 2020 (Japan time). The deadline for registration is 4 p.m. on May 29, 2020.

2.

申請システムの変更はありますか?

Have you made any changes in the registration system?

2.

事前申請に関するシステムの変更はありませんが、本申請に関するシステム変更により、表紙PDFのアップロードの必要はなくなりました。

Up loading of Application Form-Cover PDF is not required to prepare documents for registration

3.

「申請者用マイページ」へのアクセス方法を教えてください。

How do I access my Applicant Page?

3.

1. 「事前申請受付通知」に記載されている「申請者用マイページ」のURLをクリックしてください。
2. 次に「申請者用マイページログイン情報」としてお知らせしたID、パスワードを入力頂くと、「申請者用マイページ」にアクセスします。

1. Please click on the link to your Applicant Page (URL) contained in your notification of completion of pre-registration.
2. To access your Applicant Page, enter the ID and password provided in your Applicant Page login details.

4.

「申請者用マイページ」にアクセスするURLを忘れてしまったのですが?

I have forgotten the URL to access my Applicant Page.

4.

「事前申請受付通知」に記載されているURLをクリックしてください。

The URL is contained in your notification of completion of pre-registration. Please click on the link in the relevant email.

5.

「申請者用マイページ」にアクセスするためのID、パスワードを忘れてしまったのですが?

I have forgotten my ID or password to access my Applicant Page.

5.

1. 「申請者用マイページ」のログイン画面で、「ログイン」ボタン下にある「ID・パスワードを忘れた方はこちら」をクリックし、事前申請登録時のメールアドレスを入力し「送信」ボタンをクリックしてください。
2. 「申請者用マイページログイン情報」を確認するためのURLが送られてきます。
3. 送られてきたURLをクリックするとID、パスワードを確認頂けます。

1. Click on "Forgotten ID or password?", under the "Login" button on the Applicant Page login screen. Enter the email address you provided during pre-registration and click the "Send" button.
2. You will be sent a link to confirm your applicant login details.
3. Click on the link to confirm your ID and password.

6.

本文フォーマットがうまくダウンロードできないのですが?

I am having difficulty downloading Main Section (PDF) of the application form.

6.

1. しばらく時間をおいてから、再度ダウンロードしてみてください。もしトラブルが続くようであれば
   事務局(byoutai-toiawase@jp.astellas.com）へEメールでご連絡ください（申請番号を必ず記載してください）。
2. なお、申請番号は「申請者用マイページログイン情報」に記載されています。

1. Please wait a while and try downloading the application form again. If you continue to experience difficulties,
   please contact the Secretariat
   (byoutai-toiawase@jp.astellas.com), making sure that you include your Application Number in all correspondence.
2. Your Application Number is included in your Applicant Page login details.

7.

まだ、本申請前です。事前申請の内容に修正・変更を加えたいのですが?

I haven't started registration yet. I want to make changes in the form of pre-registration form.

7.

1. 本申請実施前であれば、「申請者用マイページ」内の『事前申請（表示）内容修正』の「修正」ボタンをクリックしてください。連絡先Eメールアドレス以外の修正は、ご自身で行って頂けます。
2. 修正の方法は「事前申請について」のQ&A ７をご参照ください。

1. If you haven't started registration yet, please click on the "Revise" button to change the contents of your pre-registration form (displayed on screen) on your Applicant Page. You can then change any details other than your contact email address.
2. For details of how to make changes, please see Q&A 7 in the Q&A section on "Pre-registration".

8.

表紙内容が白紙なのですが?

Cover page seems to be blank.

8.

1. 表紙内容を参照するブラウザは、Internet Explorer、Google Chrome、Firefox、Safariのいずれかをご利用ください。これ以外のブラウザでご覧いただいた場合、正常に表示されない場合があります。
2. なお、「白紙」で表示されていた場合には
   事務局(byoutai-toiawase@jp.astellas.com)へご連絡ください（申請番号を必ず記載してください）。

1. Please use either Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, or Safari for internet browser to see Cover page. If you are using other browsers, the content may not be displayed properly.
2. If the file appears to be blank, please contact the Secretariat by
   email(byoutai-toiawase@jp.astellas.com), making sure that you include your Application Number in all correspondence.

9.

本申請資料(PDF)のファイル合計が3MBを超えてしまいます。どうしたら良いですか?

My application documents (PDF) exceed 3MB in total. What should I do?

9.

1. ファイル合計が3MB以下で本申請可能となるようシステムを設計しております。
2. 図表(A4用紙1枚以内）のPDF化に際して解像度を下げる、図表の数を減らす、図表を簡素化する、留学を受け入れる旨の書状でPDF化するページ数を減らす、解像度を下げるなどの工夫をして頂き、合計で3MB以下となるようにお願いいたします。

1. The registration system will not accept applications that are larger than 3MB in total.
2. Please think of a way to reduce the size of your documents so that they are no larger than 3MB in total. Options include reducing the resolution of any charts in PDF format (one sheet of A4 paper only), reducing the number of charts, simplifying charts, or reducing the number of pages or resolution of PDF documents relating to overseas study.

10.

PDFが上手くダウンロードできないのですが?

I am having difficulty downloading PDF files.

10.

1. しばらく時間をおいてから、再度ダウンロードしてみてください。
2. もしトラブルが続くようであれば
   事務局(byoutai-toiawase@jp.astellas.com)へEメールでご連絡ください（申請番号を必ず記載してください）。

1. Please wait a while and try downloading files again.
2. If you continue to experience difficulties,
   please contact the Secretariat
   (byoutai-toiawase@jp.astellas.com), making sure that you include your Application Number in all correspondence.

11.

本申請作業中にロックが掛かってしまったのですが?

I was locked out while carrying out registration.

11.

1. 間違ったIDの入力など、間違いが3回連続して発生すると自動的にロックが掛かる仕組みになっています。
2. ロックが掛かると事前申請で登録頂いたEメールアドレスに「ロック通知と解除案内」が送付されます。
3. 解除案内にしたがって、ロック解除を進めてください。
4. もしくは3時間経過でロックが自動的に解除されます。

1. If you enter your ID or other details incorrectly three times in succession, you will automatically be locked out.
2. If you are locked out, an email will be sent to the email address provided during pre-registration, notifying you that your application has been locked and how to unlock it.
3. Please unlock your application as instructed in the relevant email.
4. Alternatively, your application will be automatically unlocked after three hours.

12.

本申請を完了したが、申請書、図表、あるいは、留学を受け入れる旨の受け入れ先からの書状に誤りを発見した。本申請をやり直したいのですが?

I have completed registration, but I found a mistake in my application form, charts or documents from an institution where I will study overseas. Can I start the registration process again?

12.

1. 締め切りに間に合うならば、やり直しができます。本申請をやり直したい旨、事務局（byoutai-toiawase@jp.astellas.com)までご連絡ください（申請番号を必ず記載してください）。
2. 事務局で手続きをし、完了した旨のEメールを差し上げます。
   ＜注＞事務局にご連絡頂けないと、以下の作業を進めることはできません。ご留意ください。
3. 事務局からEメール入手後、申請者が修正を実施し、すべてのPDF化資料（記入済み本文フォーマットPDF、図表があれば図表PDF、留学を受け入れる旨の受け入れ先からの書状があれば書状PDF)を「申請書用マイページ」から送信してください。
4. なお、事前申請内容の修正については「事前申請について」のQ&A7をご参照ください。
5. 本申請を2020年5月29日午後4時までに終了して頂く必要があります。それ以降の修正・変更はシステム上出来ませんので、ご注意ください。

1. You can correct mistakes before the deadline 4 p.m., May 29, 2020. Contact the Secretariat by
   email (byoutai-toiawase@jp.astellas.com) and explain that you wish to start registration again, making sure that you include your Application Number in all correspondence.
2. The Secretariat will handle the necessary procedure and notify you by email.
   (*) Please be aware that you will not be able to proceed with the following procedure unless you contact the Secretariat.
3. Once you have received an email from the Secretariat, please make any necessary changes and send all of the required documents, in PDF format, via your Applicant Page (Main Section (PDF), Charts (PDF) (if applicable), documents from institutions where you will study overseas (PDF) (if applicable)).
4. For details of how to change pre-registered details, please see Question 7 in the Q&A section on "Pre-registration").
5. You must complete your registration before the deadline 4 p.m., May 29, 2020. After the deadline, registration system will be shut down so that you can not proceed to the registration. Please keep this in your mind.

13.

本申請を終了したが、表紙内容に誤りを見つけた。修正後、再度、本申請を実施したいのですが?

I found a mistake on the content of Cover page after completing registration. Can I make changes and start the registration process again?

13.

1. 締め切りに間に合うならば、修正できます。
   表紙内容を修正したい旨、
   事務局(byoutai-toiawase@jp.astellas.com)へEメールにてご連絡ください。
2. 事務局で手続き後、手続き完了をEメールでお知らせします。
   ＜注＞事務局にご連絡頂けないと、以下の作業を進めることはできません。ご留意ください。
3. 事務局からのEメール入手後、事前申請Q&A 7の手続きを実施して事前申請内容の修正をしてください。
4. 本申請に必要なすべてのPDF化資料（記入済み本文フォーマットPDF、図表があれば図表PDF、留学を受け入れる旨の受け入れ先からの書状があれば、その書状PDF)を申請書用マイページから送信してください。
5. 本申請を2020年5月29日午後4時までに終了して頂く必要があります。それ以降の修正・変更はシステム上出来ませんので、ご注意ください。

1. You can correct the mistake before the deadline 4 p.m., May 29, 2020. Contact the Secretariat by
   email (byoutai-toiawase@jp.astellas.com）and explain that you wish to make changes to your content of Cover page.
2. The Secretariat will handle the necessary procedure and notify you by email.
   (*) Please be aware that you will not be able to proceed with the following procedure unless you contact the Secretariat.
3. Once you have received an email from the Secretariat, please follow the procedure described under Question 7 in the Q&A section on "Pre-registration" and make any necessary changes to pre-registered details.
4. Please send all of the required documents, in PDF format, via your Applicant Page (Main Section (PDF), Charts (PDF) (if applicable), documents from institutions where you will study overseas (PDF) (if applicable)).
5. You must complete your registration before the deadline 4 p.m., May 29, 2020. After the deadline, registration system will be shut down so that you can not proceed to the registration. Please keep this in your mind.

14.

「本申請受付通知」が来ないのですが?

I haven't received acknowledgement of registration.

14.

「本申請受付通知」は、「メールアドレス確認のお知らせ」で認証して頂いたアドレスに送信されます。万一届いていない場合は、
事務局(byoutai-toiawase@jp.astellas.com）へご連絡ください（申請番号を必ず記載してください）。

Acknowledgement of registration will be sent to your authenticated email address, as specified in the email confirming your registered email address. If you are not receiving acknowledgement,
please contact the Secretariat by
email (byoutai-toiawase@jp.astellas.com), making sure that you include your Application Number in all correspondence.

15.

本申請を終了していますが、本申請を取り下げたいのですが?（申請しないことにした。）

I have completed registration, but would like to withdraw my application.

15.

1. 本申請を取り下げる（申請しないことにした）旨、事務局
   （byoutai-toiawase@jp.astellas.com)までEメールにてお知らせください（申請番号を必ず記載してください）。
2. 手続きを実施し、手続き完了後にその旨Eメールでお知らせします。

1. Contact the Secretariat by email
   （byoutai-toiawase@jp.astellas.com) and explain that you wish to withdraw your application, making sure that you include your Application Number in all correspondence.
2. The Secretariat will handle the necessary procedure and notify you by email when your application has been withdrawn.

その他

Other questions

1.

メールが届かないのですが?

I have not received any email.

1.

1. 各種連絡は、事前申請フォームで「連絡先E-mail」の項に入力いただいたアドレスに送信されます。
2. 携帯メールは不可です。
3. 届いていない場合は、以下の事をご確認ください。
   • 3.1「フリーメールを入力されましたでしょうか？」
     • 3.1.1　念のため「迷惑メール・スパムフォルダ」にメールが届いていないかご確認ください。
     • 3.1.2. Yahoo!、hotmail、Gmailなど、フリーメール運用会社の迷惑メール対策が関係しており、本財団からは対応し兼ねる部分となります。
     • 3.1.3 申請者がフリーメールを利用され、受信／受信拒否の設定をされている場合、申請者が「jp.astellas.com」のメールを受信できるように、迷惑メール設定から解除して下さい。なお、解除の方法については各フリーメール運用会社の設定をご確認ください。
   • 3.2ご所属団体より付与されているメールアドレスを入力されましたでしょうか？
     • 3.2.1 念のため「迷惑メール・スパムフォルダ」にメールが届いていないかご確認ください。ご所属団体での迷惑メール対策が関係しており、本財団からは対応し兼ねる部分となります。
     • 3.2.2 ご所属機関のシステム担当者様に、申請者が「jp.astellas.com」のメールを受信したいのだが、届いていない旨お問い合わせください。

1. All correspondence will be sent to the email address you entered as your "contact email address" on the pre-registration form.
2. It is not permitted to use a mobile phone email address.
3. If you are not receiving email, please check the following.
   • 3.1. Are you using a free web-based email service?
     • 3.1.1. Please check that emails are not going to your spam folder.
     • 3.1.2. If they are, this is due to spam filters used by your email service provider (Yahoo!, Hotmail, Gmail, etc.). It is not something that we can help with.
     • 3.1.3. If you are using a free web-based email service and are able to change the settings on your account to accept or reject emails, please remove the address "jp.astellas.com" from your spam settings so that you are able to receive emails. Please check with your service provider for details of how to do this.
   • 3.2. Are you using an email address assigned to you by your institution or organization?
     • 3.2.1. Please check that emails are not going to your spam folder. If they are, this is due to spam filters used by your institution or organization. It is not something that we can help with.
     • 3.2.2. Please inform the system administrator at your institution or organization that you wish to receive emails from "jp.astellas.com" but that they are not getting through.

2.

PDFファイルがアップロードできないのですが?

I am having difficulty in uploading PDF files.

2.

以下の内容をご確認ください。

1. ファイルはPDFに変換してあるかご確認ください。
2. ファイル容量は、合計で3MB以内かご確認ください。
3. ご所属のネットワーク管理者に、「ブラウザで外部にファイル送信できないような仕組みが入っていないか」問い合わせてみてください。
4. お試し頂いたのとは別環境・別ブラウザをお持ちでしたら、そちらを試してみてください。
5. それでもアップロード出来ない場合は、以下の内容を事務局
   （byoutai-toiawase@jp.astellas.com)
   までEメールにてご連絡ください。
   • 5.1 OSについて（例：Windows7など）
   • 5.2 ブラウザの種類について（例：Internet Explore9など）
   • 5.3 その他特記事項について（例：アドオンを使用しているなど）

Please confirm the following contents.

1. Please check that the files have been transformed into the PDF.
2. Please check that the PDF files do not exceed 3MB in total.
3. Please check with system administrator at your institute or oraganization that no software has been incorporated into your PC which blocks sending out the files.
4. Please use other software which is different from the one failed to upload the PDF files, if such software is available to you now.
5. If you continue to experience the difficulty to upload the PDF files, please inform the below to the Secretariat by e-mail
   (byoutai-toiawase@jp.astellas.com).
   • 5.1 About Operation System (OS) you are using now. (example:Windows 7, etc)
   • 5.2 About Browser you are using now. (example: Internet Explore 9, etc)
   • 5.3 Any other information which may be helpful to resolve the ongoing problems (example: Added-on software has been incorporated into the PC, etc)